Chacune des questions qui suivent fait l’objet d’une réponse brève que l’on peut approfondir au moyen de notre étude « Le vote électronique pour les Associations ». Le paragraphe concerné dans notre étude est rappelé entre parenthèses à la fin de chaque réponse. Nous vous encourageons toutefois à lire notre étude de bout en bout.
Nous envisageons de tenir notre assemblée générale annuelle par visioconférence. Est-ce légal ?
Oui c’est légal du fait de la crise de la Covid-19. Le gouvernement a pris une ordonnance qui, pendant la crise sanitaire, autorise les moyens électroniques tels que la visioconférence. Attention toutefois, cette possibilité est limitée dans le temps, elle dépend des restrictions portant sur le nombre de personnes pouvant se rassembler dans un même espace.
(§2. « Les ordonnances prises par le gouvernement dans la crise de la Covid-19 »)
Pour notre assemblée générale nous envisageons d’utiliser le vote électronique, est-ce autorisé ?
Oui c’est possible, d’une part pendant la crise sanitaire, ou alors, de manière permanente, si vos statuts le permettent ( § 2. « Conclusion »).
Notre assemblée se tiendra par visioconférence, faut-il alors organiser un vote électronique ?
Pas nécessairement. il faut distinguer la tenue de l’assemblée générale qui peut se tenir par des moyens électroniques, du vote lui-même qui peut recourir à des moyens électroniques mais qui peut se faire aussi par correspondance ou à main levée en visioconférence (début du § 3.).
Pourrons-nous utiliser le vote électronique après la fin de la crise sanitaire ?
Oui, mais il faudra impérativement que cela soit inscrit dans vos statuts. Il convient donc de les modifier et d’en profiter pour inclure l’utilisation de tous les moyens électroniques qui peuvent vous être utiles (convocations par voie numérique, vote électronique, dépôts des documents statutaires sur une plateforme partagée, etc.) ( § 2. « Conclusion »).
Le vote électronique est-il règlementé par des lois ?
Il n’y a pas en France, à proprement parler, de loi portant sur le vote électronique. En revanche celui-ci est régi directement par un texte de la CNIL, la Délibération 2019-053 du 25 avril 2019. Ce texte, très important, formule une série de recommandations précises, qui ont un double objectif : faire en sorte qu’un vote électronique soit non biaisé et donc non contestable, et d’autre part que le vote et tout ce qui l’entoure, soit conforme au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (le RGPD). Le RGPD est un règlement européen, traduit dans le droit français par une modification du 20 juin 2018 de la loi informatique et liberté (§ 2. « Le RGPD » et « La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 24 avril 2019 »).
Donc le RGPD traite bien du vote électronique ?
Non, pas directement. Le RGPD et sa traduction en France par la loi du 20 juin 2018, pose le principe d’une protection renforcée des données des personnes. Dans un vote, l’identité des votants et le contenu de leur vote sont des données personnelles qu’il faut donc impérativement protéger. D’une manière générale les associations, comme toutes les organisations, doivent respecter le RGPD et pas seulement dans le domaine du vote. En ce qui concerne le vote électronique les responsables d’associations doivent prendre un certain nombre de précautions (§ 3.1. « La conformité au RGPD »).
Nous avons recherché des solutions de vote électronique sur internet. Nous sommes surpris de constater une grande étendue de prix. Certaines solutions sont gratuites, d’autres ne coûtent que quelques dizaines d’euros, d’autres mille euros et plus encore. Que signifie cette grande variabilité ?
C’est exact. Cette grande variabilité de coût provient de ce qu’il y a, en réalité, plusieurs grandes familles de solutions. Nous en distinguons trois. Les premières sont des outils collaboratifs tels que la visioconférence, l’audioconférence ou tout simplement la messagerie électronique. Les deux autres familles se réclament du vote électronique mais elles sont de nature très différente. Les premières, moins chères, sont en réalité des solutions issues du monde du sondage, du questionnaire ou de l’enquête d’opinion. Les secondes, plus chères sont de véritables solutions de vote (§3.2. « Les trois grandes familles de solutions »).
Alors comment choisir entre les grandes familles de solutions ?
Nous proposons une démarche par étape. L’idée directrice est de déterminer la criticité de votre vote en assemblée générale. Peut-il se tenir à bulletin non secret et n’y a-t-il aucun risque de contestation de la sincérité du vote ? Au contraire, le vote à bulletin secret est-il exigé ou certaines motions représentent-elles un enjeu important pour votre association, avec un risque de contestation du vote ? Selon votre situation telle ou telle famille de solution sera plus appropriée, mais, dans tous les cas, vous devrez vous assurer qu’elle vous permet de respecter le RGPD (§ 3.3. « Méthodologie de choix entre ce trois grandes familles »).
Nous avons pensé avoir recours à un système de questionnaire gratuit tel que Google Forms ou Survey Monkey. Qu’en pensez-vous ?
Si vous recherchez un solution gratuite, nous vous déconseillons d’utiliser ces solutions qui ne garantissent pas la conformité au RGPD. Si le vote n’est pas à bulletin secret il est préférable d’utiliser le vote à main levée en visioconférence ou le vote par mail s’il y a beaucoup de votants. Dans ce dernier cas nous vous recommandons de procéder au dépouillement à plusieurs et de retourner à chaque votant un certificat de vote avec ses choix pour en garantir la prise en compte (§ 3.3.4.1 Choix du vote avec un outil collaboratif).
Comment alors choisir une solution précise ?
Nous vous recommandons d’évaluer plusieurs solutions avant de choisir celle qui peut le mieux vous convenir. Pour cela nous proposons une liste non exhaustive de critères qui pourront vous guider (§ 4. Les offres pour chacune des catégories).
Pouvons-nous configurer nous-même la solution de vote et en particulier, déclarer les votants et leurs identifiants, rédiger les textes des résolutions, télécharger des professions de foi, etc ?
Cela dépend de la solution de vote que vous choisirez. Les solutions issues du monde du questionnaire et du sondage en ligne le permettent. En revanche les solutions de vote ne le permettent en général pas, ou seulement pour une partie des éléments de configuration. Dans ce cas c’est le prestataire qui réalise cette configuration (§ 4.1. « Comment choisir une solution de « type questionnaire » » et 4.2. « Comment choisir une « solution de vote » »).
Nous n’avons jamais organisé de vote électronique. Nous avons l’impression que tout ne se ramène pas uniquement à un choix de solution. Quelles sont les bonnes pratiques ?
C’est tout à fait exact. L’organisation d’un vote électronique est avant tout un projet qui demande rigueur et méthode. Pour vos votants ce sera peut-être une grande nouveauté. Il faut les accompagner pour minimiser le stress du changement. Nous vous recommandons de structurer les choses par grandes étapes : Tout d’abord avant de commencer, ensuite choix du prestataire de la solution de vote, paramétrage du vote (déclaration des votants, mise en forme des résolutions), puis pendant le vote lui-même et enfin après le vote. Pour chacune de ces étapes nous vous proposons une liste de bonnes pratiques (§ 5. « Les bonnes pratiques pour passer à la mise en œuvre »).
Devrons-nous négocier et signer un contrat avec le fournisseur de la solution de vote ?
Si vous utilisez une solution disponible en ligne et issue du monde du questionnaire et du sondage, vous ne signerez pas de contrat mais vous devrez très certainement accepter les conditions générales du fournisseur, ce qui vous engage et ne vous dispense pas de vérifier le respect du RGPD. Vous ne pourrez pas non plus négocier le prix.
Si vous utilisez une solution de vote auditée selon les recommandations de la CNIL, vous négocierez et signerez un contrat. Vous aurez très certainement la possibilité de négocier le prix en fonction des caractéristiques de votre vote (§ 5.2. « Pour choisir le prestataire »).
Nous avons entendu dire que le RGPD impose la destruction des données du vote lorsqu’il est terminé. N’est-ce pas contradictoire avec le besoin éventuel de prouver que le vote a été sincère ?
C’est effectivement nécessaire au regard du RGPD et ce n’est pas contradictoire. Vos statuts doivent prévoir une période de non-recours. Lorsque cette période est échue et s’il n’y a pas de recours, vous devez procéder ou faire procéder par votre prestataire, à la destruction des données du vote (liste et identifiants des votants, résultats du vote, serveurs virtuels ayant hébergé le vote, etc.). (§ 5.5. « Après le vote »).
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